Si estás certificado en BRC o IFS, ya sabes lo que se siente cuando te enfrentas a una auditoría anunciada, conforme se va acercando la fecha, un reloj resuena en nuestra cabeza con un molesto tictac que hace recordarnos, sin pausa y sin descanso, que la próxima auditoría, está a la vuelta de la esquina.
Cuanto más se acerca la fecha de la auditoría, menor es tu capacidad de reacción ante la detección de problemas.
Si eres práctico, o práctica, sabrás que se pueden priorizar ciertas actividades de acuerdo con el periodo de tiempo que te queda hasta la hora h. En este video, voy a mostrarte algunas buenas ideas que te aconsejo que apliques, para que lo logres, actuando 30 días, 30 horas y 30 minutos antes de que el auditor o auditora de certificación toque tu puerta.
Empezamos:
Aunque sin duda, el hacer las cosas bien, en el día a día de la fábrica, es necesario, y es la única garantía de éxito en la certificación, revisar ciertas cosas antes de 30 días del inicio, siempre ayuda.
Lo primero es empezar a pisar el acelerador con gerencia y con el resto de trabajadores de la fábrica, y si es la primera vez, búscate compañeros o compañeras que te ayuden durante la auditoría, sobre todo define quienes estarán disponibles para acompañarte con los auditores durante las jornadas, y puedan responder a las preguntas que os hagan, para ello, empieza a preparar a los responsables de los departamentos relacionados con la auditoría de certificación, que vuelvan a leer sus competencias y revisen sus procedimientos e instrucciones, y también intenta que alguien esté disponible para quedarse con los auditores mientras tu sales a buscar documentos, nunca no los dejes solos.
Por otra parte, asegúrate que el plan de formación está completo, y no te queda nadie sin la formación requerida, asegúrate de la que requiere el equipo appcc, la requerida para todo el mundo en food defense, plagas, fraude alimentario, alérgenos, y como no, en seguridad alimentaria. Y no olvides, que, si trabajas con ETT contratada, lo mismo.
Incrementa las inspecciones de limpieza y desinfección, así como el mantenimiento, sé más exigente con ello, asegurando que todo está perfecto el día de la auditoría, finaliza las reparaciones temporales y verifica que estará todo superlimpio el día de inicio de la auditorías, sobre todo en las áreas donde hay producto desprotegido, incluyendo máquinas, equipos, herramientas, e infraestructura, si no el auditor lo detectará. No te olvides de la calibración de los instrumentos y equipos que es fundamental, ya que confirma su adecuación al uso.
Algo muy recomendable es que te pongas en plan auditor de certificación durante varios días, como si de un juego de rol se tratase, incluso con personal de tu equipo appcc, pregunta a los trabajadores y acostúmbralos a las entrevistas, sobre todo mientras trabajan, siendo fundamental con aquellos profesionales que vigilan tus PCC, PC u otras medidas de control.
Revisa la gama de productos, por si ha habido cambios durante ese año, revisa bien tu plan appcc y asegúrate que está todo actualizado.
Además, yo te aconsejo que te asegures bien de tener finalizada, toda la documentación que te pueda quedar pendiente para cumplir con los requisitos de los estándares, incluidas aquellas que deben revisarse una vez al año, pero sobre todo, asegura los requisitos KO´s o los requisitos fundamentales. Por tanto, asegúrate de:
1-disponer de la revisión por la dirección bien documentada,
2-haber acabado las auditorías internas, y tener las correcciones y acciones correctivas bien cerradas,
3- revisa el estado de las reclamaciones con los clientes y de las no conformidades producidas durante todo este año, asegurando que las vas cerrando y no se repiten.
4- revisa las especificaciones de producto y materias primas, y asegúrate de que no te falte ninguna.
5- revisa y actualiza la gestión del fraude y el food defense, así como sus simulacros,
6- revisa las pruebas de trazabilidad que debes haber realizado, y asegúrate que dispones de los resúmenes de las mismas.
Y 7, y último, revisa tu plan de control analítico, así como sus resultados y las tendencias observadas, que esté completo y verificado.
Para conseguir lo anterior, no hace falta que te pegues tu solo o sola la paliza, puedes asignar tareas a personas específicas para ello, así que dales responsabilidades, implícalos y que te ayuden.
Dicho esto, te voy a contar que debes hacer 30 horas antes de la auditoría de certificación, ya que este está muy cercano al arranque de la auditoría y ya notarás que lo nervios son más intensos que anteriormente. Esto es lo que te propongo:
1- Reserva un lugar amplio y cómodo donde no os molesten durante la revisión documental, que no haya ruido, la temperatura sea adecuada, y podáis estar cómodamente reunidos con los auditores de certificación. Lo normal es una sala de conferencias o una oficina vacía, estas son una buena opción para el espacio en el que mantendréis las reuniones y podréis hacer la revisión documental. La sala debe ser espaciosa y cómoda para que un grupo mínimo de 5 personas pueda estar dentro.
2-Asegurate de que los documentos e instrucciones, registros, analíticas, incluso emails, sean de fácil acceso y estén en el lugar que toca, conocido por todos los que te ayuden en la auditoría, como podrían ser los responsables de compras, marketing. Investigación y desarrollo, etc, es decir, las llamadas figuras clave. Una revisión rápida de estas cosas evitará ponernos nerviosos sin necesidad alguna, ya sabes, los nervios no son nada buenos….
3-También asegura que las personas que deben estar en la auditoría siguen disponibles, ya sabéis que el coronavirus está dándonos sustos en ese sentido, pero las nevadas y la gota fría también hacen de las suyas. La búsqueda de sustitutos se puede hacer con 30 horas de anticipación, no hay problema, así nos aseguraremos de que todos los trabajadores planificados estén presentes. Recuerda que la gerencia también debe estar en la reunión de inicio y en la de cierre, así que avisa a todos los implicados para que lleguen, como mínimo, 30 minutos antes de la hora h.
4- Ordena una última limpieza a fondo: todas las superficies deben limpiarse a conciencia antes de la auditoría. Lo que primero vean los auditores, influirá de forma determinante en la imagen que se harán sobre nosotros, así que pide que las áreas de trabajo queden impecables. Tampoco te olvides de recordar a tus trabajadores, y como no, a los de ETT, esto es fundamental si se lavan la ropa en casa, que traigan la ropa recién limpita, para dar mayor evidencia de higiene.
Y 5, nunca viene mal revisar las instalaciones por última vez, ni recordar, a todo el mundo, que se mantengan siempre todas la puertas bien cerraditas.
¿De acuerdo? Pues ya solo me queda contarte que hacer a los 30 minutos previos al inicio de la auditoría. Pues la verdad, es que pocas cosas ya, aparte de rezar y encomendarte a todos los dioses habidos y por haber, para que te den buena suerte, lo mejor es tranquilizarse, y dejarse llevar. Asume cuanto antes, que la Ley de Murphy en íntima amiga de los auditores, así que no tengas dudas que, en el momento menos esperado, hará de las suyas. Que los nervios no te puedan.
Por otra parte, asegúrate de que gerencia y los compañeros han llegado, y reúnete, aunque sea brevemente, con las personas convocadas, te sentirás respaldado o respaldada, y asegúrate, con producción, de que los trabajadores están en sus puestos de trabajo, preparados, tranquilos, y muy atentos, y así evitar incidencias.
Respecto a la sala en la que os reuniréis, acondiciónala un poco antes de que lleguen, regula la temperatura, y lleva agua, zumo o café para los auditores, esto siempre crea un entorno muy agradable.
Y sin duda, mi último, pero mejor consejo es, que disfrutes de la auditoría, no olvides nunca, que es una magnífica oportunidad para aprender cosas nuevas de profesionales experimentados. Pasar auditorías te harán ser mejor profesional cada día.
Bueno, pues hasta aquí mis recomendaciones, espero que te puedan ayudar a enfocar la auditoría con más tranquilidad y sosiego, así que te deseo mucha suerte con ellas.
Un saludo.
