El Sistema BRC GS Food v8

 

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Los requisitos de la Edición 8 de la Norma suponen una evolución respecto de ediciones anteriores, si bien mantienen el énfasis en el compromiso del equipo directivo de la empresa y en la existencia de un programa de seguridad alimentaria basado en el Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (APPCC) y apoyado en un sistema de gestión de la calidad. El objetivo sigue siendo dirigir el enfoque de la auditoría hacia la adopción de buenas prácticas de fabricación en las zonas de producción, haciendo un mayor hincapié en aquellas actividades que tradicionalmente han dado lugar a recuperaciones y retiradas de productos (por ejemplo, etiquetado y envasado).

 

    • fomentar el desarrollo de una cultura de seguridad del producto
    • ampliar los requisitos de vigilancia ambiental para reflejar la creciente importancia de esta técnica
    • animar a los establecimientos a seguir desarrollando sistemas de protección y defensa alimentaria
    • añadir claridad a los requisitos aplicables a las zonas de riesgo de la producción: alto riesgo, cuidados especiales y cuidados especiales a temperatura ambiente
    • aportar mayor claridad a los establecimientos fabricantes de alimentos para mascotas
    • asegurar su aplicabilidad global y equiparabilidad a la Iniciativa Mundial de Seguridad Alimentaria (GFSI, por sus siglas en inglés)

 

Toda empresa del sector alimentario debe tener pleno conocimiento de los productos que produce, fabrica y distribuye, además de disponer de los sistemas necesarios para identificar y controlar los peligros que puedan afectar negativamente a la seguridad de los alimentos.

La Norma Mundial de Seguridad Alimentaria se basa en dos elementos clave: el compromiso por parte del equipo directivo de la empresa y la adopción y aplicación del sistema de Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico (APPCC).

 

Una gestión eficaz de la seguridad alimentaria va más allá de los departamentos técnicos, y debe comportar el compromiso por parte de los departamentos de operaciones, de producción, ingeniería, gestión de la distribución, adquisición de materias primas, retroalimentación con los clientes y de actividades propias del departamento de recursos humanos, como por ejemplo la formación.

El punto de partida para disponer de un plan eficaz de seguridad alimentaria consiste en que el equipo directivo de la empresa se comprometa a desarrollar una política integral por la que se regirán las acciones que garanticen colectivamente la seguridad alimentaria.

 

La Norma Mundial de Seguridad Alimentaria requiere elaborar un plan de seguridad alimentaria basado en el sistema APPCC. La elaboración de dicho plan exige la colaboración de todos los departamentos pertinentes, así como el apoyo del equipo directivo de la empresa.

 

La Norma Mundial de Seguridad Alimentaria exige que se elaboren y cumplan los puntos que se detallan a continuación:

 

Estos programas controlan los riesgos genéricos, abarcando las Buenas Prácticas de  Higiene y Fabricación.

 

La certificación será válida para aquellos productos que hayan sido fabricados o preparados en los centros auditados, incluyendo las instalaciones de almacenamiento que estén bajo el control directo de la gestión del centro de producción.

Los productos comprados para ser comercializados por un emplazamiento de distribución, productos comercializados, no se pueden incluir en el alcance del certificado. Se puede incluir una descripción del proceso de distribución de productos dentro del informe de auditoría.

Los productos comercializados son aquellos productos que no se fabrican en el centro de producción, o que se procesan parcialmente en el mismo, pero que son comprados por intermediación y revendidos posteriormente.

La Norma no será aplicable a productos alimentarios que no hayan sido sometidos a ningún proceso en el emplazamiento auditado ni a actividades relacionadas a la venta al por mayor, importación, distribución o almacenamiento que no estén bajo el control directo de la empresa.

BRC ha desarrollado una serie de Normas Mundiales que especifican los requisitos relativos a la amplia gama de actividades llevadas a cabo en las áreas de producción, envasado, almacenamiento y distribución de productos alimentarios.

El alcance siempre relativo a productos elaborados y procesos de fabricación debe ser acordado previamente a la auditoría, para que se asigne al auditor correcto.

La auditoría incluirá todos los requisitos aplicables de la norma y todos los procesos de producción realizados en el emplazamiento que aspira a ser certificado.

 

Especifica los requisitos de la Norma que debe cumplir una empresa para obtener la correspondiente certificación.

 

Facilita información sobre el proceso de auditoría, proceso para la obtención del certificado, diferentes programas de certificación disponibles en la Norma, uso de logotipos y Directorio BRC.

 

Describe el sistema de gestión de Normas Mundiales de BRC y la gestión de organismos de certificación registrados que llevan a cabo el programa.

 

Información sobre requisitos de cualificación de auditores, zonas especiales, categorías de productos, glosario de términos, etc.

 

 

    • Capítulo 1 Compromiso del equipo directivo
    • Capítulo 2 Plan de seguridad alimentaria: APPCC
    • Capítulo 3 Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad Alimentaria
    • Capítulo 4 Normas relativas a las instalaciones
    • Capítulo 5 Control del producto
    • Capítulo 6 Control de procesos
    • Capítulo 7 Personal
    • Capítulo 8 Zonas de alto riesgo, cuidados especiales y cuidados especiales a temperatura ambiente
    • Capítulo 9 Requisitos aplicables a los productos mercadeados

 

Cada sección principal o subsección de los requisitos de la Norma comienza con un párrafo resaltado en fondo verde, que contiene la “declaración de intenciones”.

En ella se establece el resultado esperado en relación al cumplimiento de dicha sección. Esta forma parte de la auditoría y todas las empresas deberán cumplir con dicha declaración de intenciones.

Debajo de esta “declaración de intenciones” figuran, en una tabla, los requisitos (cláusulas) que exponen de manera más detallada cómo deberían aplicarse para alcanzar el objetivo definido. Todos los requisitos forman parte de la auditoría y deberán cumplirse para la emisión del certificado.

 

Los requisitos de la Norma han sido codificados por colores con el fin de servir de guía sobre qué requisitos deberían ser auditados como parte de la inspección de las instalaciones de producción (buenas prácticas de fabricación), y los que deberían tenerse en cuenta en la evaluación de registros, sistemas y documentación.

 

Dentro de los requisitos de la Norma, 12 se han considerado como “fundamentales”. Estos están designados con el término “FUNDAMENTAL” y van acompañados del símbolo

Durante el proceso de evaluación SE EVALÚAN DECLARACIONES DE INTENCIONES Y REQUISITOS.

Estos requisitos de carácter “fundamental” hacen referencia a los sistemas que son esenciales para la elaboración y aplicación de un programa eficaz de la calidad y la seguridad alimentaria.

 

El auditor evalúa todos los requisitos de la Norma como conforme (“y” de yes), no conforme y no aplica (“na”).

En el caso de no conformidad el auditor debe especificar el nivel.

El nivel de no conformidad que asigne un auditor conforme a los requisitos de la Norma es un juicio objetivo en relación con la gravedad y el riesgo y se basará en las pruebas recogidas y en las observaciones realizadas durante la auditoría.

 

1.- Crítica (Crit): Existe un fallo crítico que no permite cumplir un aspecto de seguridad alimentaria o legalidad.

2.- Mayor (m):

    1. Un fallo importante para cumplir los requisitos de una “declaración de intenciones” o cualquier cláusula de la Norma.
    2. También cuando se ha identificado una situación que, según las evidencias objetivas disponibles, suscita dudas significativas sobre la conformidad del producto que se suministra.

3.- Menor (n): Cuando no se ha cumplido por completo una cláusula pero en base a las evidencias objetivas, no está en duda la conformidad del producto.

El objetivo de la auditoría consiste en proporcionar un fiel reflejo del funcionamiento y nivel de conformidad respecto a la Norma Mundial de Seguridad Alimentaria. Por tanto, se debe  considerar asignar una única no conformidad Mayor cuando se den repetidamente una serie de no conformidades menores en relación a una cláusula específica de la Norma.

Si se produce una reiteración significativa de no conformidades menores respecto a una cláusula, no estará permitido su registro como una única no conformidad menor.

 

En función del número de no conformidades obtenidas y de su nivel, se pueden obtener las siguientes calificaciones:

 

No se expedirá ningún certificado hasta que no se haya demostrado que las no conformidades mayores y menores han sido corregidas.

Tras la identificación de cualquier no conformidad durante la auditoría, el emplazamiento deberá emprender una acción correctiva para solucionar de forma inmediata la no conformidad identificada (acción), realizar un análisis de la causa subyacente del incumplimiento (causa raíz) y elaborar un plan de acción preventivo para solucionar dicha causa y evitar que se vuelva  a producir el problema.

La acción correctiva debe estar dirigida a solucionar la causa raíz.

Asimismo, antes de que pueda tomarse una decisión con respecto a la concesión de la certificación, la empresa deberá facilitar al organismo de certificación las evidencias objetivas que demuestren que se han implantado dichas acciones correctivas. Las evidencias objetivas pueden ser fotografías, documentos, procedimientos actualizados, registros, facturas que evidencien la realización de un trabajo o si fuera necesario la realización de otra visita.

Las evidencias documentales deben proveer suficiente información para que quede claro el cumplimiento. Las facturas que detallen la compra o realización de una actividad valen como evidencia si son detalladas. Registros de formación son también evidencias y estos deben incluir toda la información. En el caso de que la acción correctiva sea la implantación de un registro, como evidencia además de incluir el formato del nuevo registro se deben enviar los mismos completados; por ejemplo, si se trata de un registro diario de al menos tres días para demostrar que está en uso. En el caso de cambios en procedimientos o la incorporación de nuevos además  de enviar el cambio o el nuevo procedimiento se deben enviar evidencias adicionales de su puesta en marcha, por ejemplos si hay registros.

En el caso del envío de fotografías, estas deben evidenciar el cambio realizado por lo que se deben enviar al menos dos, una de la situación previa y otra una vez realizado el cambio. Lo que no significa que dos sean suficientes. Deben ser nítidas.

Si durante la visita el auditor verificara que ha habido un aumento de no conformidades, podría suspenderse el proceso de certificación y requerir una nueva auditoría completa.

En realidad, esto queda a criterio del organismo de certificación. Hay algunas situaciones que determinarían que la visita deba realizarse:

    • Un nº elevado de NC menores
    • Cuando las evidencias documentales no permitan hacer una valoración adecuada del cumplimiento. Por ejemplo: un número elevado de incidentes por escasa limpieza
    • NC recurrentes que habían sido cerradas previamente por evidencias documentales.

Los datos del plan de acciones correctivas se incluirán en el informe de auditoría indicando para cada una de las no conformidades, la acción correctiva y el plan de acción preventivo basado en el análisis de la causa raíz.

Si el organismo de certificación no recibe un compromiso formal en lo que respecta a la implantación de las acciones correctivas en los 28 días posteriores a la realización de la auditoría,  o si no se cumplen los plazos propuestos en la hoja resumen de la no conformidad identificada y no existe ninguna razón que justifique dicho incumplimiento, la empresa quedará excluida del proceso de certificación, en cuyo caso será preciso realizar otra auditoría completa para que la empresa pueda obtener la certificación.

NOTA: el informe oficial de BRC solo se escribe en inglés, está traducido para facilitar la comprensión.

 

Las no conformidades detectadas en una auditoría anterior deberán verificarse durante la siguiente auditoría con el objeto de confirmar que se han adoptado acciones correctivas y que éstas están funcionando con eficacia. Se verificará si el cierre ha sido efectivo y su causa raíz.

Si la corrección no ha sido efectiva se planteará abrir una no conformidad frente al requisito 1.1.12.

 

Cuando se haya identificado una no conformidad Crítica o Mayor con respecto a la declaración de intenciones de una cláusula “fundamental” durante una auditoría inicial, la empresa no obtendrá la certificación. Si se ha identificado una no conformidad crítica durante una auditoría posterior, la certificación se suspenderá de inmediato.

En ambos casos se obtendrá la calificación de “sin grado” y se debe realizar otra auditoría completa antes de realizar la auditoría de certificación.

Esta nueva auditoría no podría ser realizada antes de 28 días. Se pone este plazo como mínimo que es el que la norma tiene establecido para presentar acciones correctoras. Si bien se entiende que es poco probable que la organización pueda corregir los incumplimientos cuando son de esta magnitud, puede haber excepciones.

Cuando el organismo de certificación haya establecido una no conformidad Crítica o Mayor respecto a la declaración de intenciones de una cláusula “fundamental”, la organización deberá informar inmediatamente a sus clientes de estas circunstancias si así está establecido. También informará a los clientes de las acciones correctivas que se llevarán a cabo para obtener la certificación cuando sea requerido.

 

Cuando el número de No conformidades menores sea muy elevado, más de 20, y no exista más de una no conformidad mayor, el organismo de certificación lo debe justificar y se indicará detalladamente en el informe de auditoría.

Cuando el número de No conformidades menores es igual o mayor que 31 no se concederá la certificación y será necesaria una nueva visita con auditoría completa.

 

Cada auditoría realizada tendrá su correspondiente informe, que seguirá el formato que ha definido la organización BRC. El informe se redactará en inglés o en otro idioma dependiendo de las necesidades del usuario, aunque las secciones de resumen siempre se redactarán en inglés.

 

    • Sección 1: Resumen de la auditoría
    • Sección 2: Resultados de la auditoría
    • Sección 3: Datos de la empresa
    • Sección 4: Perfil de la organización
    • Sección 5: Características del producto
    • Sección 6: Detalles de la duración de la auditoría
    • Tabla resumen de las NC agrupadas por su nivel de incumplimiento
    • Informe de auditoría detallado. Detalle de los requisitos “na” con justificación. Resumen en inglés de cada capítulo de la Norma con comentarios sobre los requisitos incluidos en la misma, y detalles de las evidencias objetivas observadas, así como de las no conformidades detectadas.

El informe deberá reflejar las conclusiones a las que ha llegado el auditor durante la realización de la auditoría. Los informes se elaborarán y remitirán a la empresa que solicita la auditoría en un plazo no superior a 42 días naturales desde la fecha de la auditoría, salvo  circunstancias especiales. El informe se realizará independientemente de que el dictamen sea desfavorable y no se conceda la certificación.

El informe de auditoría será publicado en el Directorio de BRC puntualmente con independencia de si se ha emitido un certificado o no. El dueño del informe puede permitir el acceso a sus clientes o a terceros en el Directorio de BRC.

Toda la documentación asociada al informe incluyendo las notas tomadas por el auditor debe guardarse de forma segura durante cinco años por el organismo de certificación.

 

Habrá circunstancias justificables, que no se traducirán en la asignación de una no conformidad mayor, en las que el certificado no se podrá renovar con una frecuencia de seis o doce meses debido a:

    1. Un país específico o un área que por recomendaciones gubernamentales no es aconsejable visitar y no existe ningún auditor local adecuado.
    2. Una zona de exclusión reglamentaria que podría comprometer la seguridad alimentaria o el bienestar animal.
    3. Un área que se ha visto afectada por un desastre natural o de otro tipo, inhabilitando las instalaciones para la producción.
    4. Una zona afectada por condiciones meteorológicas que restringe el acceso a las instalaciones o al transporte, por ejemplo, una nevada.
    5. Donde la producción se retrasa por un comienzo de temporada tarde debido al tiempo meteorológico o a la disponibilidad del producto.

 

    1. – Cambio de fecha de auditoría a otra posterior más “aceptable” con motivo de combinar auditorías, falta de personal o realización de obras de construcción.
    2. – Que los emplazamientos no se encuentren en plena producción.

 

El alcance, el informe y el certificado debe ser específico para un emplazamiento (centro), aunque hay circunstancias excepcionales cuando las actividades se realizan en más de una localización y donde estas pueden incluirse dentro de un único informe y certificado.

En ese caso es posible que la auditoría abarque múltiples localizaciones de centros donde son de aplicación TODAS las reglas que se indican en la figura que está a continuación.

    1. Todos los emplazamientos están dentro del mismo plan de auditoría, es decir se van a visitar en el mismo período de tiempo. En ese mismo plan de auditoría debe estar indicado claramente qué emplazamientos van a ser visitados.
    2. Todos los centros son propiedad de la misma organización
    3. Sistema de Gestión de la Calidad común
    4. Los centros fabrican productos que forman parte del mismo proceso de fabricación
    5. Los centros sólo se suministran productos entre ellos y no a clientes.
    6. Los centros no deben estar a más de 30 millas/ 50 km de distancia

 

Cuando se realizan auditorías de emplazamientos que son parte de un grupo de producción más grande, puede que haya algunas actividades que pueden estar centralizadas, y gestionarse desde allí para todo el grupo, por lo que algunos de los requisitos de la norma pueden llevarse a cabo en esta sede central.

Algunos ejemplos de este tipo de actividades son: compras, aprobación de proveedores,  desarrollo de producto, retirada de producto, etc. y en algún caso también se extiende a un sistema de gestión de la calidad compartido, por ejemplo el control de documentos y procedimientos.

Todos los requisitos deben ser evaluados independientemente de que se gestionen de forma centralizada. Esto se puede realizar siguiendo dos metodologías diferentes.

    • Enfoque 1- Se solicita y se revisa la información al mismo tiempo que se hace la auditoría en las instalaciones de producción: auditoría estándar
    • Enfoque 2- Se lleva a cabo una auditoría independiente de los procesos de gestión centralizados en la Oficina central del Grupo: auditoría de dos etapas.

 

Este enfoque está recomendado sólo si se puede establecer con la oficina central una buena comunicación (teléfono o video conferencia para entrevistar al personal relevante, fax o e-mail para enviar documentos), los acuerdos y disposiciones estarán en el lugar para asegurar la disponibilidad del personal relevante. Todo tipo de información puede ser revisada eficazmente y comprobada a distancia.

En este caso se realizan dos auditorías separadas, llevando a cabo una auditoría del sistema de gestión de la central en la Oficina Principal y otra auditoría en el centro de fabricación o emplazamiento de producción.

Este enfoque es recomendado cuando no es posible evaluar eficazmente los requisitos desde el centro de fabricación; por ej. cuando no se proporcionan las disposiciones prácticas para llevar a cabo la evaluación y hay demasiados requisitos gestionados por la central para revisarlos eficazmente a distancia.

 

La exclusión de productos fabricados en el mismo emplazamiento solo debería aceptarse de manera excepcional, ya que se supone que la implantación de la norma se basa en un compromiso claro de la dirección de adoptar los principios de mejores prácticas, y de desarrollar una cultura de seguridad alimentaria.

 

    • Estarán claramente establecidas en el informe de auditoría y en el certificado y la justificación será expresada en el informe de auditoría.

 

    • Se podrán emitir no conformidades que afecten a la zona excluida que supongan un riesgo para los productos dentro del alcance de la auditoría.

 

    • Puedan ser claramente diferenciados de los productos que sí están incluidos dentro del alcance, y

 

Una vez que se haya concedido la certificación, cualquier producto fabricado o proceso realizado en las instalaciones que el emplazamiento solicite incluir en el alcance de la certificación, deberá comunicarse al organismo de certificación, que decidirá si realizar una visita al emplazamiento o no en función de la evaluación que haya hecho de la importancia de los nuevos productos o procesos.

El certificado en curso será sustituido por un nuevo certificado expedido con la misma fecha de vencimiento que el certificado original.

Es necesaria una nueva visita antes de otorgar una ampliación de alcance en las siguientes circunstancias:

    • inclusión de instalaciones de producción que no se han tenido en cuenta en la auditoría original
    • inclusión de una nueva tecnología de proceso, por ejemplo, enlatado de productos de baja acidez cuando anteriormente sólo había productos de alta acidez dentro del alcance
    • inclusión de nuevos productos que introducen un nuevo riesgo significativo a la instalación, por ejemplo, añadir un producto basado en nueces a un emplazamiento anteriormente libre de alérgenos.

 

    • La duración de ésta variará dependiendo de los aspectos que se vayan a examinar para la ampliación del alcance solicitada.
    • La visita al emplazamiento se realizará usando los mismos principios que en la auditoría original (por ejemplo, reunión de apertura, inspección del funcionamiento del proceso, pruebas documentales y reunión de cierre).
    • Siempre debe ser una visita anunciada

 

    • Debe dar una breve explicación de la naturaleza de la visita, lo que ha sido auditado y las conclusiones.
    • Debe indicar que fue una ampliación del alcance y la fecha de la visita
    • Debe documentar cuáles son los controles que se han establecido y confirmar la eficacia de éstos.
    • Debe aparecer con claridad en el informe cuáles fueron los aspectos que se consideraron y cuáles fueron excluidos
    • El certificado vigente del emplazamiento será sustituido por cualquier otro certificado nuevo que se emita

 

    • Tendrá la misma fecha de vencimiento que la que se detalla en el certificado original
    • La fecha límite de la siguiente auditoría completa permanecerá igual
    • Tendrá el mismo grado
    • Indicará la auditoría de ampliación de alcance y la fecha.

 

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