EL SISTEMA FOOD DEFENSE

EL ORIGEN DEL FOOD DEFENSE Y SU EVOLUCIÓN

Se puede definir Food Defense como “el conjunto de esfuerzos destinados a prevenir la contaminación intencionada, es decir de origen humano y provocada, de los alimentos”.

A diferencia de los esfuerzos en higiene o inocuidad alimentaria, en que el origen de los peligros es accidental o desconocido, Food Defense se centra en evitar el sabotaje a través de la contaminación de los alimentos con elementos de tipos físico, químico, biológico, radiológico…

Otro factor importante a tener en cuenta es que no es posible predecir si los incidentes van a ocurrir, ni cuando ocurrirán y puede ser que se dediquen muchos esfuerzos a prevenir algo que jamás suceda.

Los orígenes de Food Defense se encuentran en la lucha contra el terrorismo de Estados Unidos. En el año 2011 a raíz de los atentados de las Torres Gemelas y las investigaciones posteriores, se incautan una serie de documentos en Afganistán en los que se planea la contaminación de los alimentos y las bebidas como un posible sistema de ataque a la población civil occidental.

Lo cierto es que un ataque mediante contaminación de alimentos conseguiría llegar a un gran número de personas, extendería el pánico, causaría un grave impacto económico, bloquearía el comercio mundial, generaría pérdidas de confianza y un largo etcétera de situaciones negativas.

A la vista de los acontecimientos y de la importancia de la materia, en el año 2002 la FDA (Food Drug Administration, el equivalente a la EFSA en Estados Unidos), lanza el “Bioterrorism Act”. Es la primera vez en que un Gobierno establece una legislación al objeto de prevenir las posibles prácticas delictivas asociadas a la contaminación deliberada de alimentos y bebidas.

La legislación ha ido evolucionando y sufriendo cambios a lo largo de los años. Como hecho más reciente al respecto, en 2011 la FDA promulga el FSMA (Food Safety Modernization Act), que específicamente incluye entre los peligros a controlar “los introducidos de forma accidental o no intencionada” y los “introducidos de forma intencionada o por actos de terrorismo”.

Como forma de protección contra esa contaminación deliberada el FSMA recoge la evaluación de la vulnerabilidad de la cadena alimentaria y la toma de acciones en consecuencia. Esto llevado a la práctica por una empresa constituye su Plan de Food Defense o Plan de Defensa Alimentaria.

REQUISITOS IFS/BRC Y DESARROLLO DE UN PLAN FOOD DEFENSE.

Evaluación de la defensa

Como primer requisito, tanto IFS como BRC requieren que la empresa debe definir claramente las responsabilidades en relación con el Food Defense.

La responsabilidad final de Food Defense es competencia de la Dirección, por tanto, la Norma pide que los responsables deben ser personal clave de la empresa o tener acceso a la alta dirección.

Además, deberán demostrar el suficiente conocimiento en este ámbito. A este respecto la Norma no indica cual es la cualificación mínima por lo que en auditoría se valora ésta en función de la aplicación de los requisitos de food defense.

La empresa deberá realizar y documentar, una vez al año o con cada cambio que afecte la integridad alimentaria, un análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados para Food defense.

Para la realización de este análisis se pueden utilizar herramientas informáticas (como las mencionadas en el apartado anterior) o realizar un análisis similar al APPCC considerando como peligros los derivados de contaminación intencional y teniendo en cuenta en la valoración de la probabilidad cuestiones como la accesibilidad a las instalaciones, la seguridad de la planta, el control de las visitas…. Que harían una instalación más vulnerable.

Resultado de la evaluación y en base a los requisitos legales aplicables IFS y BRC piden que:

• se identifiquen áreas críticas para la seguridad.

• Se defina un sistema adecuado de alertas y cuya integridad se compruebe regularmente.

En IFS, el último requisito del apartado establece que “Si la ley obliga a realizar ciertos registros o inspecciones in situ, la empresa deberá aportar evidencias de su realización”. Este requisito no será aplicable si no existe una legislación en materia de Food defense en los países donde se realiza la producción y donde se venden los productos.

Seguridad en la planta

Los requisitos incluidos en este apartado se deben considerar de forma conjunta a “Requisitos constructivos”.

En base al análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados, las áreas identificadas como críticas para la seguridad deberán estar adecuadamente protegidas, para evitar accesos no autorizados. Los puntos de acceso deberán estar controlados.

La empresa deberá disponer de procedimientos para evitar sabotaje y/o para permitir la detección de indicios de sabotaje.

Seguridad del personal y de visitantes

La política de visitantes debe incluir aspectos del plan Food Defense.

El personal de recepción y carga en contacto con el producto debe estar identificado y respetar las normas de acceso de la empresa.

Los visitantes y proveedores de servicios externos deben estar identificados en las áreas de almacenamiento de productos y se registrarán en el momento de acceso. Estarán informados sobre las políticas de la planta y su acceso estará controlado en consecuencia.

Todos los empleados deberán contar con formación sobre Food.Defense, con periodicidad anual o cuando se instaure un cambio importante en el programa. Se documentará las sesiones de formación.

La contratación de empleados y la terminación de contratos tendrá en cuenta aspectos de seguridad, en función de lo que permita la ley.

Elaboración del Plan de Food Defense

Esquemáticamente, un Plan de Food Defense tiene en cuenta:

¿En qué consiste la defensa alimentaria?

Defensa alimentaria no es lo mismo que inocuidad de los alimentos. La defensa se concentra en la protección del suministro de alimentos contra la contaminación deliberada mediante sustancias químicas, agentes biológicos u otras sustancias nocivas aplicadas por personas que desean hacernos daño. Entre estos agentes pueden contarse materiales que no ocurren naturalmente o sustancias que no se controlan de manera sistemática en los productos alimenticios. Por lo general las acciones intencionales no son razonables, y son difíciles de pronosticar.

La inocuidad de los alimentos se refiere a la contaminación accidental de productos alimenticios durante su procesamiento y almacenamiento, por agentes biológicos, químicos y físicos. Las principales amenazas a la inocuidad de los alimentos son los microbios, las sustancias químicas y los objetos extraños. La contaminación no intencional es razonablemente pronosticable según el tipo de procesamiento. Este principio es la base del proceso Análisis de peligros y punto crítico de control (APPCC) que se utiliza para garantizar la inocuidad de los alimentos.

¿Quién podría adulterar un producto alimenticio?

En el cuadro que sigue se enumeran algunos ejemplos de los tipos de personas que podrían sentirse motivados a adulterar intencionalmente los alimentos.

Las personas que intencionalmente quieren adulterar una planta o un producto y que no tienen acceso autorizado a sus instalaciones se consideran intrusas. Otra amenaza puede provenir de una fuente interna, como empleados resentidos y otras personas con información privilegiada de los procedimientos que se siguen en la planta y que a menudo saben cómo soslayar muchos controles de seguridad que detectarían o demorarían las acciones de un intruso.

¿Por qué preparar un plan de defensa alimentaria?

El plan de defensa alimentaria nos ayuda a identificar los pasos que se pueden tomar para reducir al mínimo el riesgo de que los alimentos en nuestra empresa sean contaminados en forma intencional o indebida. Si bien el plan debe existir en todo momento, podría ser especialmente útil en situaciones de emergencia.

1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO PARA LA DEFENSA ALIMENTARIA

El responsable del Equipo Food Defense se nombrará por parte de la Dirección General de la empresa, con capacidad decisoria y que reporte directamente a la Dirección de la empresa.

Una vez elegido el responsable del Equipo Food Defense, el Director General de la empresa, tendrá que publicarlo por escrito, para que toda la plantilla de la empresa esté enterada del nombramiento.

El equipo Food Defense debe estar integrado por distintos departamentos de la fábrica, creando un equipo MULTIDISCIPLINAR.

Las decisiones serán manejadas de forma confidencial por el equipo para evitar posibles ataques. Se levantará un acta por cada reunión. El Equipo Food Defense velara por el cumplimiento de todas las normas en esta materia.

• Funciones del Responsable del Equipo Food Defense:
  • Coordinar y programar las reuniones del equipo Food Defense
  • Deberá formarse y documentarse en Food Defense
  • Propondrá a la Dirección de la empresa un “Plan Food Defense” con los siguientes aspectos:
  • Documento de Políticas de Food Defense
  • Análisis de vulnerabilidades y riesgos de contaminación intencionada, siguiendo el diagrama de flujo de la empresa.
  • Procedimientos y normas operativas de Food Defense de obligado cumplimiento por parte de todo el personal de la empresa.
  • Establecer los sistemas de Control, vigilancia y verificación del Plan Food Defense
  • Plan de actuación en eventos sospechosos de sabotaje alimentario. 
  • Velar por el cumplimiento del Plan Food Defense de la empresa.
  • Control de los documentos en Food Defense.
  • Mantener la confidencialidad de las decisiones tomadas en las reuniones del equipo Food Defense.
  • Coordinar los simulacros de intrusión anuales en la fabrica
  • Coordinación del Gabinete de Crisis de Food Defense
  • Coordinar la formación y sensibilización en Food Defense de todos los trabajadores de la empresa.

IDENTIFICACIÓN DE AMENAZAS

Se debe Identificar las posibles amenazas que la empresa tiene en cuanto al sabotaje o contaminaciones intencionadas.

Como indicamos anteriormente, las posibles amenazas en las empresas son:

• Empleados o exempleados desconformes o resentidos.
• Integrantes de grupos terroristas o activistas que se hagan pasar por:
• Empresas de servicios
• Contratistas
• Empleados temporales
• Transportistas de camiones (carga y descarga)
• Visitantes

EVALUACIÓN DE DEFENSA ALIMENTARIA

Se realizará una evaluación inicial de las amenazas en la que se identificarán qué partes de las instalaciones pueden ser más vulnerables.

Se establece que un Objetivo es accesible cuando un atacante puede alcanzar el objetivo para conducir un ataque y salir del objetivo sin ser detectado. La accesibilidad es la apertura del objetivo a la amenaza. Esta medida es independiente de la probabilidad del éxito de la introducción de los agentes amenazantes. Se establece en la evaluación de las instalaciones cuatro niveles de vulnerabilidad:

• Fácilmente accesible: (ejemplo: el objetivo está expuesto en el edificio y no hay malla perimetral)
• Accesible (ejemplo: el objetivo está protegido en el edificio, pero en una parte no asegurada en el edificio)
• Parcialmente accesible (ejemplo: el objetivo está protegido en el edificio, en un área insegura, pero con alto tráfico de empleados)
• Difícilmente accesible o no accesible (ejemplo: el objetivo está en una parte segura del edificio, hay barreras físicas, alarmas y observación humana que previenen alcanzar el objetivo)

Para realizar esta evaluación existen diferentes herramientas que son elegibles por los responsables del análisis de vulnerabilidades, entre las que se encuentran, por ejemplo, la GUÍA FSIS, la PAS96:2020, el método CARVER+SHOCK o el software Food Defense Plan Builder de la FDA-EEUU.

VER EL SIGUIENTE VIDEO ACERCA DE LAS HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE EVALUACIÓN DE AMENZAS Y ESTRATÉGIAS DE MITIGACIÓN.

Se contemplan varios grupos que agrupan los riesgos:

• Seguridad exterior
• Seguridad interior
• Áreas de producción
• Manejo de la correspondencia
• Seguridad del personal

En cada uno de ellos se detallan una serie de cuestiones en las que en función de la respuesta debemos analizar si existe una vulnerabilidad alta o baja, así como indicar las medidas preventivas si ya se disponen para contrarrestar la vulnerabilidad o mantenerla a un nivel bajo (en el apartado de observaciones).

Una respuesta “no” no significa necesariamente que en nuestra empresa o instalación haya un problema grave de seguridad. Un “no” deberá hacer pensar si se necesitan medidas de seguridad adicionales.

En el apartado de Observaciones/conclusiones se puede indicar la necesidad de implantar alguna medida adicional.

PLAN DE DEFENSA ALIMENTARIA

Ahora que ya hemos identificado los aspectos de las instalaciones que pueden ser vulnerables, identificamos medidas preventivas que sean viables para reducir al mínimo dichas vulnerabilidades.

Se debe detallar donde corresponde el aspecto vulnerable, el nivel de vulnerabilidad y las medidas preventivas implantadas o a implantar para contrarrestar esta vulnerabilidad.

• PLANES COMPLEMENTARIOS

NORMAS DE ACCESO A PLANTA

El personal contratado, ya sea propio o temporal, debería disponer de una tarjeta de acceso personalizada. Ésta tarjeta sólo le daría acceso a la planta al personal autorizado y en los horarios permitidos. Ésta tarjeta debe ser de uso personal y bajo ningún concepto debe ser prestada a un tercero.

El personal que trabaja para las subcontratas deberá disponer también de tarjetas personales para acceso en los horarios permitidos. Estas tarjetas son personales y no pueden prestarse. En caso de cambios en el personal o sustituciones, deberán comunicarse al departamento de recursos humanos para que pueda, tras las comprobaciones necesarias, proporcionarle una tarjeta.

Los proveedores de servicios deberían registrarse a la entrada y la salida, deben ser informados de las normas de higiene y seguridad antes del acceso y equiparse de forma correcta. El personal debería llevar durante su estancia en las instalaciones una identificación para ser reconocido como una visita autorizada y deberá permanecer acompañado por personal de la empresa o, en caso de tener que realizar su actividad solo, el personal de planta debería conocer su presencia y poder reconocerle como una visita autorizada. En caso de necesitar acceder a áreas de acceso restringido, deberá solicitarlo al personal del departamento que supervisa su actividad para que le acompañe y le permita el acceso.

Las visitas deben registrarse a la entrada y la salida, deben ser informados de las normas de higiene y seguridad antes del acceso y equiparse de forma correcta. Deberán llevar durante la visita una identificación para ser reconocido como una visita autorizada y deberá permanecer en todo momento acompañado por personal de la empresa. No está permitido tocar producto sin envasar ni acercarse en exceso a las líneas donde se está manipulando el producto ni tocar superficies de trabajo tanto en uso como tras su limpieza. Solo en el caso de visitas por parte de Autoridades Sanitarias está permitido acceder al producto o las líneas de producción, pero siempre siguiendo las normas básicas de higiene, las cuales en caso de duda le serán indicadas por el personal de la empresa que le acompaña.

Para las visitas y proveedores de servicios que deban acceder al área productiva, se dispone de unas taquillas donde pueden depositar los objetos personales. La llave de la taquilla debe entregarse en recepción donde se conservará hasta su salida cuando vaya a recoger sus pertenencias.

Los transportistas no pueden acceder al interior de los muelles de carga y descarga directamente. En caso de ser necesario el acceso de los transportistas al interior de los muelles deberán hacerlo registrándose su entrada e identificándose  de la misma forma que las visitas.

Solo el personal autorizado tendrá acceso a las claves de acceso para realizar ajustes o modificaciones sobre equipos y maquinaria, al igual que a las llaves o códigos de acceso a las diferentes áreas de acceso restringido. En caso de ser necesario prestar llaves, el personal autorizado deberá supervisar el uso y recuperación posterior. Cada uno de los departamentos deberá hacerse responsable de sus llaves y tener diariamente controladas todas las copias.

Formación del Personal en FOOD DEFENSE

Con una frecuencia mínima anual se efectuará una formación en el plan de protección alimentaria de la empresa a todo el personal, además de siempre que se realice una modificación a cualquier nivel que pueda afectar al plan.

A la vez, se realizará una formación básica en las normas de seguridad para el nuevo personal, incluido en el plan de formación para personal de nueva incorporación. Ésta formación se verá reforzada con el resto de acciones formativas del plan anual de formación.

El contenido de esta formación incluirá una revisión de las normas básicas de seguridad existentes y las modificaciones, en caso de que las haya. Se dispone de un documento con la relación de normas básicas de seguridad que debe seguir el personal de la empresa.

El personal que compone el Equipo de Food Defense dispondrá de formación más intensiva y experiencia adecuada a sus responsabilidades. La formación será actualizada de cara a modificaciones que puedan surgir en la legislación o normas de certificación, metodologías o mejoras.

Contrataciones, despidos e información personal

Para el caso de personal de nueva incorporación seleccionado directamente desde la empresa, se mantendrá una entrevista personal con el trabajador por parte del Coordinador del departamento de recursos humanos, de cara a detectar posibles intentos de engaño o de incorporación a la empresa con fines malintencionados.

En caso de despidos, el trabajador será informado de ello el último día de trabajo en la empresa, por parte del departamento de recursos humanos y en presencia del representante sindical. Se le acompañará mientras recoge sus pertenencias personales y se desactivarán las tarjetas de acceso de que disponga, impidiendo el acceso al área productiva o zonas de almacenamiento. Se actuará del mismo modo en caso de bajas voluntarias. En el momento que un trabajador anuncie su deseo de abandonar la empresa, se efectuará su salida de la empresa del mismo modo que un despido.

El personal de empresa será evaluado en cuanto al grado de satisfacción en la empresa, de forma anual, mediante entrevistas de cara a detectar posibles empleados descontentos.

Se dispondrá de un listado de personal cuyo acceso no está permitido compuesto por trabajadores que han abandonado la empresa, que estará accesible en los tablones de anuncios, con el fin de asegurar que todo el personal de la empresa es conocedor de ello. De este modo se prevé impedir un posible acceso incontrolado por desconocimiento de algún miembro de la empresa.

El acceso a la información personal está restringido sólo al personal autorizado, conforme a la legislación vigente en materia de protección de datos.

Recepción, expedición y control de conductores

Se debe registrar los datos de los camiones y transportistas que cargan y descargan productos en las instalaciones y comprobar que los envíos coinciden con el programa. Los transportistas no podrán acceder a la zona de muelles sin haber sido registrados como visita.     

Una vez se dispone del Plan definido, es importante que desarrollar un plan de contingencia por si se llega a producir alguna situación de contaminación intencionada en nuestra planta. El objetivo es:

– Establecer los procesos y protocolos de comunicación y contactos, para gestionar, identificar y gestionar los productos afectados.

– Gestionar las acciones pertinentes para identificar el origen de la contaminación intencionada y tomar acciones al respecto.

– Disponer de plan de evacuación y de limitar el acceso exclusivamente a personal autorizado en caso de emergencia.

Se desarrollará un procedimiento para evitar cualquier sabotaje y/o para permitir la detección de indicios de sabotaje.

• Reevaluación Anual y Verificación de la Eficacia

Una vez planteadas las acciones preventivas a implantar y las implantadas para prevenir el potencial riesgo de inseguridad, mínimo una vez al año hay que hacer una reevaluación de la situación de la empresa, así como una verificación de que las medidas funcionan con eficacia.

Los productos comprados deben verificarse de acuerdo con las fichas técnicas o especificaciones de producto, a disposición del personal de logística. Cualquier discordancia debe ser comunicada al departamento de calidad, el cual valorará si el producto es apto para su recepción o no. El departamento de calidad pondrá en conocimiento del equipo de Food Defense cualquier indicio de contaminación intencionada que se pudiera detectar.

Las puertas de los muelles deben permanecer cerradas siempre que no se esté cargando o descargando producto.

Procedimiento en caso de Detección de Fallos de Seguridad, Indicios de Manipulación y Emergencias.

Los supuestos que suponen la adopción de medidas y la comunicación al personal del equipo de Food Defense:

1. Detección de cerraduras forzadas, puertas de acceso restringido abiertas, envases abiertos sin identificación del operario y motivo.
2. Acceso no autorizado: personal externo que se encuentre en planta sin identificación como visita y/o sin estar acompañado.
3. Elementos ajenos a la producción que se encuentren en las instalaciones sin identificar o elementos propios fuera de su ubicación habitual y/o sin identificar.
4. Ingredientes, envases, productos semielaborados y/o productos terminados fuera de especificaciones (el análisis de las causas de la no conformidad que se deriva de este supuesto determinará si la alteración es intencionado o no).
5. Personal interno realizando tareas para las que no está autorizado o en un área de acceso restringido y/o sin autorización. 

En caso de que se haya producido alguno de los supuestos establecidos anteriormente se adoptarán las siguientes medidas:

1. El operario que lo detecte deberá comunicarlo a su superior inmediato y éste a un integrante del equipo de Food Defense en el caso de que él mismo no forme parte del equipo.
2. El personal que haya detectado un acceso no autorizado deberá acompañar al individuo no identificado hasta recepción para comprobar el registro de entrada de personal externo.
3. Inmovilización del producto detectado y en función de quién lo haya detectado comunicación a su superior inmediato y éste a un integrante del equipo de Food Defense en el caso de que él mismo no forme parte del equipo.
4. Inmovilización del producto que se haya podido ver afectado, en caso de encontrarse en las instalaciones. En caso de que el producto manipulado no se encuentre ya en las instalaciones, se procederá a su retirada del mercado siguiendo Procedimiento de actuación en caso de retirada o recuperación.
5. El operario que lo detecte deberá comunicarlo a su superior inmediato y éste a un integrante del equipo de Food Defense en el caso de que él mismo no forme parte del equipo

Cualquier fallo de seguridad deberá ser comunicado al Equipo de Food Defense, el cual deberá investigarlo hasta descartar que se haya podido ver afectado algún elemento, o bien hasta identificar una manipulación intencionada. Las reuniones del equipo de Food Defense, al igual que las actuaciones y decisiones que se acuerden quedarán documentadas en actas de reunión que se conservarán como evidencia.

Si se confirma que se ha producido un sabotaje se seguirán el siguiente procedimiento:

• Comunicación de la incidencia a las autoridades para su investigación.
• Inmovilización del producto que se haya podido ver afectado, en caso de encontrarse en las instalaciones.
• Si el producto ha salido de las instalaciones, según la naturaleza de la manipulación y qué productos se han visto afectados, se comunicará el hecho a la Autoridad Sanitaria y demás organismos, siguiendo el mismo procedimiento definido para las crisis alimentarias.